Adaptar tu TPV a VeriFactu se resume en cinco pasos: comprobar si tu software cumple, elegir el modo de funcionamiento, actualizar o migrar, verificar el QR en tus tickets y ajustar tu operativa diaria. No necesitas ser informático ni entender el reglamento. Vamos con la guía práctica para que dejes tu comercio en regla hoy.
Paso 1: comprueba si tu software actual ya cumple
Antes de cambiar nada, averigua en qué punto estás. Pregunta a tu proveedor una cosa muy concreta: ¿tu programa tiene la declaración responsable de conformidad con VeriFactu? Es el documento con el que el fabricante certifica que su software cumple el reglamento.
- Si la respuesta es sí: probablemente solo tengas que actualizar a la última versión y activar la función.
- Si la respuesta es no, es evasiva o te dicen que ya lo mirarán: mala señal. Ve pensando en cambiar de sistema antes de tu fecha.
Si aún no sabes si esto te obliga, resuélvelo en a quién obliga VeriFactu, y si te falta la base, empieza por qué es VeriFactu.
Paso 2: elige el modo de funcionamiento
El reglamento contempla dos formas de cumplir, y conviene que sepas cuál te interesa:
- Modo VeriFactu (remisión a Hacienda): tu TPV envía los registros a la Agencia Tributaria en tiempo real. Es el más sencillo, el más recomendable para un comercio y el que menos requisitos técnicos te exige a ti.
- Modo no verificable (local): los registros se firman y conservan en tu equipo sin enviarlos. Cumple igual, pero te obliga a requisitos de conservación y firma más estrictos.
Para la mayoría de comercios, hostelería y peluquerías, el modo VeriFactu es la opción cómoda: te olvidas y el sistema hace el trabajo.
Paso 3: actualiza o migra tu sistema
Con la decisión tomada, toca poner la caja al día. Aquí pueden pasar dos cosas:
- Tu programa cumple: actualízalo a la versión con VeriFactu y actívalo. Asegúrate de conservar tu histórico de ventas y tu configuración.
- Tu programa no cumple: migra a un TPV que sí cumpla. Un buen proveedor te ayuda a trasladar productos, clientes y familias para que no empieces de cero.
Comprueba también que tu hardware acompaña: impresora de tickets, cajón portamonedas y, si trabajas con peso, la balanza. En hostelería, revisa tus comanderos. En GOTPV, por ejemplo, tienes una licencia de comandero compatible con VeriFactu para que la sala facture igual de fina que la caja.
Paso 4: verifica el QR y la leyenda en tus tickets
Una vez activado, haz una prueba real y mira tu ticket. Debe aparecer:
- Un código QR que permite verificar la factura.
- Una leyenda del tipo Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT (en modo VeriFactu).
Si el QR y la leyenda están, vas por buen camino. Puedes contrastar el formato oficial en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Paso 5: ajusta tu operativa diaria
El último paso es el más humano: acostumbra a tu equipo a las nuevas reglas.
- No se borran facturas. Si hay un error, se hace una factura rectificativa.
- Las anulaciones dejan rastro. Es normal y correcto.
- Los cierres de caja y los históricos ya no se tocan.
Es un cambio de hábito de cinco minutos que evita sustos después. Y si vienes de un sistema antiguo, entender el porqué te ayudará: lo cuentas en VeriFactu frente a la facturación tradicional.
Cuánto tardas en tenerlo listo
Si tu proveedor tiene el proceso rodado, la adaptación puede resolverse en el mismo día. Lo importante es no dejarlo para el final: las fechas ya están vencidas para casi todos (repásalas en los plazos de VeriFactu) y estar fuera de plazo te expone a sanciones de hasta 50.000 €.
Checklist rápido antes de empezar
Ten a mano estos datos y el proceso irá rodado:
- Cómo tributas (sociedad o autónomo), para saber tu fecha.
- Marca y versión de tu TPV actual.
- Qué periféricos usas: impresora, cajón, balanza, datáfono, comanderos.
- Tu histórico de productos, clientes y familias, por si migras.
Las 5 preguntas que debes hacer a tu proveedor
- ¿Tu programa tiene la declaración responsable de VeriFactu?
- ¿En qué versión se activa y qué me cuesta actualizar?
- ¿Funciona en modo VeriFactu (envío a Hacienda) o solo local?
- ¿Mis comanderos y balanzas quedan también en regla?
- ¿Me ayudáis a migrar mis datos sin perder el histórico?
Si tu proveedor esquiva estas preguntas, es hora de buscar alternativa antes de tu fecha.
Errores habituales al adaptar (y cómo evitarlos)
- Adaptar solo la caja principal y olvidar comanderos o segundas pantallas. Todos deben cumplir.
- Actualizar sin comprobar el ticket. Haz siempre una venta de prueba y verifica el QR.
- No formar al equipo. Si alguien sigue intentando borrar tickets, tendrás incidencias.
- Dejarlo para el último día. Las fechas ya vencieron para casi todos; ir tarde te expone a sanciones.
Adaptación sector por sector
Cada negocio tiene su detalle:
- Hostelería: lo crítico son los comanderos y las mesas. Todo el flujo sala-cocina-caja debe emitir registros conformes.
- Comercio: revisa lector de códigos y familias de producto; el cambio suele ser directo.
- Peluquería y estética: tickets rápidos y fichas de cliente; verifica que las ventas de producto y servicio salen con QR.
- Supermercado y alimentación: la balanza es clave; asegúrate de que el peso variable también genera registro conforme.
Migrar tus datos sin perderlos
Si cambias de sistema, no empieces de cero. Un buen proveedor traslada tus productos, precios, clientes y familias para que el primer día trabajes igual que siempre, pero ya en regla. Pide siempre una copia de tu histórico antes de migrar.
¿Y si a veces trabajo sin conexión?
Es una duda muy común en mercados, food trucks o locales con mala cobertura. Tranquilo: un TPV bien hecho no te deja tirado si se cae internet. En modo VeriFactu, el sistema guarda los registros y los reenvía a Hacienda en cuanto vuelve la conexión, sin bloquear la caja ni interrumpir tus ventas. Sigues cobrando con normalidad y el envío se pone al día solo. La clave es elegir un TPV que gestione bien esos cortes, no uno que se quede colgado a la primera de cambio.
Cuánto cuesta adaptarse
El coste depende de si actualizas tu programa actual o cambias de sistema, y de los periféricos que tengas. No te damos aquí una cifra cerrada porque varía según tu caso, pero sí un criterio claro: es un gasto pequeño y previsible, muy lejos de lo que cuesta una sanción. Consulta las opciones concretas en la página de precios de GOTPV y elige la que encaje con tu negocio.
Después de adaptarte: qué revisar cada cierto tiempo
Adaptar la caja no es el final, sino el principio de una rutina muy ligera. De vez en cuando conviene comprobar tres cosas: que tu TPV está en la última versión (las actualizaciones también incluyen mejoras de cumplimiento), que tus tickets siguen saliendo con el QR y la leyenda, y que cualquier equipo nuevo que sumes —una segunda caja, un comandero extra, una balanza— entra ya conforme. Son revisiones de un par de minutos que evitan sorpresas. Con un buen proveedor, la mayoría de estas actualizaciones llegan solas y tú apenas tienes que estar pendiente; ese es justo el tipo de tranquilidad por el que merece la pena elegir bien desde el principio.
La vía rápida: hazlo con GOTPV
Si prefieres no complicarte, deja que el proveedor haga el trabajo pesado. Tienes todo el proceso guiado en la página de adaptación a VeriFactu y puedes dejarlo cerrado con el pack de adaptación a VeriFactu, que pone tu caja en regla llave en mano.
Pasa de la teoría a la práctica. Comprueba lo fácil que es tener tu TPV al día: entra en la página de adaptación a VeriFactu o prueba GOTPV gratis y empieza a facturar en regla hoy mismo.
