En un supermercado, el producto que caduca en la estantería es dinero que tiras literalmente a la basura. Y si por descuido vendes algo pasado de fecha, el problema deja de ser económico y se convierte en seguridad alimentaria, con sanciones incluidas. Controlar las caducidades no es una tarea más: es una de las palancas que más margen te devuelve en la sección de fresco. En esta guía te contamos cómo hacerlo con criterio, sin depender de que alguien se acuerde de mirar las fechas cada mañana.
Caducidad no es lo mismo que consumo preferente
Antes de controlar nada, hay que distinguir dos conceptos que mucha gente mezcla y que tienen consecuencias muy distintas:
- Fecha de caducidad («consumir antes de»): se usa en productos muy perecederos, como carne fresca, pescado o platos preparados. Pasada esa fecha, el producto no debe venderse ni consumirse porque puede ser un riesgo para la salud.
- Consumo preferente («consumir preferentemente antes de»): indica hasta cuándo el producto conserva todas sus cualidades. Pasada la fecha, puede perder textura o sabor, pero no es necesariamente peligroso. La normativa permite su venta en ciertas condiciones, siempre con información clara.
Esta diferencia es clave para no tirar producto que aún puedes vender y, a la vez, para no arriesgarte con lo que sí es delicado. La información oficial sobre etiquetado y fechas la publica la Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición (AESAN), la referencia en España para estas cuestiones.
El método FEFO: primero lo que antes caduca
La regla de oro del fresco se llama FEFO (First Expired, First Out): sale primero lo que antes caduca, no lo que antes entró. Parece de sentido común, pero sin un sistema que lo controle, en la práctica se vende lo que está más a mano, y el producto de detrás se queda hasta que expira.
Para aplicar FEFO de verdad necesitas trabajar por lotes: cada entrada de mercancía se registra con su lote y su fecha, y el sistema sabe en todo momento qué unidades caducan antes. Cuando repones el lineal, sabes cuáles adelantar; cuando algo se acerca a la fecha, saltan las alertas.
Alertas de caducidad: que el sistema avise antes de que sea tarde
La parte más rentable del control de caducidades son las alertas anticipadas. En vez de descubrir el producto caducado el día que ya no se puede vender, el software te avisa con días de margen: «estos yogures caducan en 3 días». Con ese aviso puedes actuar a tiempo:
- Adelantar el producto en el lineal para que se venda antes.
- Aplicar un descuento de última oportunidad para darle salida antes de la fecha.
- Retirarlo a tiempo si ya no da margen para venderlo.
- Donarlo dentro de plazo, si tienes convenio con un banco de alimentos.
Cada una de esas acciones recupera dinero que, sin aviso, habrías perdido. Multiplícalo por cientos de referencias de fresco y entiendes por qué el control de caducidades paga el software él solo.
Lotes y trazabilidad: no es solo ahorro, es obligación
Controlar lotes no sirve únicamente para no tirar producto. La trazabilidad (saber de qué lote y proveedor viene cada artículo) es una obligación legal en alimentación. Si hay una alerta sanitaria o una retirada de un lote concreto, tienes que poder identificar qué unidades tienes de ese lote y retirarlas de inmediato.
Un sistema que gestiona lotes te resuelve las dos cosas a la vez: controla caducidades para ahorrar y guarda la trazabilidad para cumplir. Cuando llega la inspección o el aviso de retirada, en vez de bucear entre albaranes, lo tienes en una consulta.
Caducidades y stock: dos caras de la misma moneda
El control de caducidades no funciona solo; se apoya en un buen control de stock. Si compras de más, el exceso acaba caducando por mucho FEFO que apliques. Por eso lo ideal es que el mismo sistema que gestiona tus existencias gestione también las fechas: así los pedidos se ajustan a lo que de verdad rota y el fresco no se te acumula.
Y en el punto de venta, la conexión con la balanza cierra el círculo: cada bandeja de carne o pescado que pesas y etiquetas puede llevar asociada su fecha y su lote, de modo que el control empieza en el mostrador y no en una hoja aparte.
Cuánto dinero pierdes por mermas (y por qué no lo ves)
La merma por caducidad es traicionera porque no aparece en ninguna factura: nadie te cobra por los yogures que tiras, simplemente dejas de ingresar lo que habrías vendido y, encima, ya pagaste por ese producto. En alimentación, la merma total (caducidad, rotura, hurto y errores) puede comerse un porcentaje nada despreciable de la facturación, y la parte de fresco suele ser la más golosa. El problema es que, sin datos, esa fuga es invisible: ves el contenedor lleno el fin de semana, pero no lo traduces a euros ni sabes qué familias son las culpables.
Un sistema que registra lo que retiras por caducidad te da justo eso: una cifra de merma por producto y por familia. Con ese dato dejas de comprar a ciegas. Si ves que la sección de lácteos genera el triple de merma que las conservas, ajustas el pedido, negocias caducidades más largas con el proveedor o revisas la rotación de esos artículos. La merma medida se reduce; la merma ignorada crece sola.
Tres hábitos que reducen la merma desde el primer día
- Registrar cada retirada: lo que se tira se apunta, para poder medirlo y no repetir el error.
- Revisar el informe de próximos a caducar cada mañana: convierte la reacción tardía en anticipación.
- Aplicar descuentos escalonados: casi siempre es mejor vender con menos margen que tirar con pérdida total.
Cómo montar el control de caducidades paso a paso
- Activa la gestión por lotes en los productos frescos y perecederos.
- Registra la fecha en cada recepción de mercancía.
- Configura las alertas con los días de antelación que te den margen para actuar.
- Aplica FEFO en la reposición del lineal.
- Revisa el informe de próximos a caducar cada mañana, como parte de la rutina de apertura.
Con esta rutina, las mermas por caducidad dejan de ser un agujero invisible y pasan a ser una cifra que controlas y reduces mes a mes.
Y no olvides la conservación: el frío también cuenta
Controlar la fecha no sirve de nada si la cadena de frío falla. Un producto refrigerado que pasa horas a temperatura ambiente se estropea antes de lo que dice su etiqueta. Lleva un registro de temperaturas de cámaras y vitrinas dentro de tu rutina diaria: es parte de la misma batalla contra la merma y, además, es algo que te pueden pedir en una inspección de sanidad.
Empieza a controlar tus fechas hoy
El control de caducidades es de esas cosas que parecen un lujo hasta que ves cuánto producto estabas tirando sin saberlo. Un software de supermercado que integre lotes, alertas y trazabilidad convierte una tarea manual y olvidadiza en un proceso automático y fiable. Si además quieres cumplir con la última normativa fiscal, no te pierdas la guía de VeriFactu para tiendas de alimentación.
Ponlo a prueba con tu propio fresco. El programa de gestión para supermercado de GOTPV lleva el control de caducidades y lotes integrado, y puedes empezar sin coste con la descarga gratis o con la licencia de prueba gratuita. Da de alta unos productos frescos, activa las alertas y comprueba en una semana cuánto dinero deja de acabar en el contenedor.
