Si tienes una tienda y cobras con un TPV, VeriFactu va contigo. No importa si vendes ropa, ferretería, alimentación o electrónica: en cuanto emites tickets o facturas con un sistema informático, tu programa tiene que cumplir el reglamento antifraude. La pregunta útil no es «¿me afecta?» (te afecta), sino «¿qué tengo que tener y para cuándo?». Vamos a resolverlo.
Qué es VeriFactu, en cristiano
VeriFactu es el sistema con el que la Agencia Tributaria se asegura de que ningún programa de caja permita borrar ventas o llevar una «doble contabilidad». Nace de la Ley Antifraude y se concreta en un reglamento que fija los requisitos de todo software de facturación. Traducido a tu mostrador: tu TPV tiene que registrar cada venta de forma que no se pueda alterar después.
La ley reparte la responsabilidad en dos: el fabricante del software debe certificar que su programa cumple, y tú debes usar uno que esté certificado. Si usas una hoja de cálculo casera o un programa antiguo sin mantenimiento, ahí tienes el problema.
Qué tiene que hacer tu TPV para cumplir
Un TPV conforme a VeriFactu hace estas cosas de forma automática, sin que tú tengas que pensar en ellas:
- Encadena cada ticket con el anterior mediante una huella digital, de modo que la secuencia de ventas no se pueda romper sin dejar rastro.
- Impide alterar o borrar una venta ya registrada. Para corregir, se emite una factura rectificativa que también queda grabada.
- Imprime un QR en cada ticket o factura y, en modalidad VeriFactu, una leyenda que permite verificar el comprobante en la sede de la AEAT.
- Guarda un registro de eventos y conserva los datos durante los plazos legales.
- No permite el «doble uso»: se acabaron los programas con caja B o el botón de anular sin huella.
VeriFactu o no VeriFactu: dos formas de cumplir
La norma admite dos modalidades. En la modalidad VeriFactu, tu sistema envía los registros a Hacienda de forma automática; a cambio, tienes menos obligaciones de conservación y menos requisitos técnicos. En la modalidad no VeriFactu, no envías nada de continuo, pero el software debe cumplir requisitos más exigentes de firma e inalterabilidad. Para la mayoría de comercios, la modalidad VeriFactu es la más sencilla de gestionar.
Plazos: el criterio importa más que la fecha exacta
El calendario de entrada se ha ido moviendo, así que quédate con lo que no cambia:
- Tu proveedor de software ya debería ofrecerte una versión certificada. Si aún no la tiene, es momento de plantearte cambiar.
- Las sociedades (SL, SA) tienen la fecha más temprana.
- Los autónomos entran después. Si tu tienda es de autónomo, te interesa VeriFactu para autónomos.
Consulta la fecha concreta que te aplica en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y, si quieres el detalle normativo, el reglamento está publicado en el BOE. El consejo es siempre el mismo: no lo dejes para la semana del límite, porque entonces todos los comercios corren a la vez.
Qué pasa si no te adaptas
La Ley General Tributaria prevé multas de hasta 50.000 € por ejercicio para quien tenga o use sistemas de facturación que no cumplan, y de hasta 150.000 € para quien los fabrique o venda. Ojo: te pueden sancionar por el simple hecho de usar un programa no conforme, aunque nunca hayas ocultado un euro. Frente a eso, tener el TPV al día es una inversión minúscula.
El datáfono no es el problema (y otras dudas típicas)
Muchos comerciantes creen que hay que cambiar el datáfono. No: el datáfono cobra, no factura, así que no está sujeto a VeriFactu por sí mismo. Quien tiene que cumplir es tu programa de caja. Lo desarrollamos en VeriFactu y el datáfono. Y si tu comercio está en el País Vasco, no te aplica VeriFactu sino TicketBAI: mira las diferencias en VeriFactu vs TicketBAI.
Cómo poner tu tienda en regla, paso a paso
- Identifica qué usas hoy. ¿Un TPV moderno, un programa viejo, un cuaderno? De ahí sale el trabajo que te queda.
- Elige un TPV que ya cumpla. Lo más cómodo es un software de gestión para tu comercio que nazca preparado para VeriFactu, sin parches ni sustos.
- Activa la adaptación. Con la adaptación a VeriFactu o el pack completo dejas tu sistema conforme sin configurar nada por tu cuenta.
- Comprueba un ticket real. Que salgan el QR y la leyenda. Si aparecen, estás cumpliendo.
- Ordena tu equipo. Quien atienda la caja debe saber que las anulaciones ahora se hacen con rectificativas.
Errores comunes al adaptarse (y cómo evitarlos)
- Esperar al último mes. Cuando llega la fecha, los proveedores van saturados y te arriesgas a quedarte sin poder facturar. Adelántate.
- Fiarte de un «parche». Un programa viejo con un añadido de última hora da más problemas que un TPV pensado desde el principio para la norma.
- Confundir cobrar con facturar. Cambiar de datáfono no te pone en regla; lo que cuenta es tu software de caja.
- No formar al personal. Si quien atiende sigue intentando «anular» tickets, se generan rectificativas mal hechas. Un repaso de cinco minutos basta.
Preguntas frecuentes de comerciantes
¿Tengo que enviar cada venta a Hacienda?
Solo en la modalidad VeriFactu, y lo hace el software solo, sin que tú hagas nada. En la modalidad no VeriFactu no envías de continuo, pero cumples requisitos técnicos mayores.
¿Afecta a las devoluciones?
Sí, pero para bien: una devolución se registra como una operación rectificativa que queda documentada. Se acabó el «lo quito y ya».
¿Y si vendo también online?
La facturación de tu tienda online también entra si emites desde un sistema informático. Lo ideal es que tu TPV físico y tu tienda online sigan el mismo criterio.
¿Necesito un certificado digital?
Depende de la modalidad y de tu configuración. Un buen proveedor te lo deja resuelto en la instalación para que no tengas que pelearte con ello.
¿Cuánto se tarda en adaptar una tienda?
Si eliges un software que ya cumple, es cuestión de instalar y configurar: normalmente lo tienes listo el mismo día. Lo que lleva tiempo es migrar datos de un programa antiguo, por eso conviene no dejarlo para el final.
Lo que muchos comercios ganan por el camino
Adaptarte no es solo «cumplir por cumplir». Un TPV moderno te da control de stock, informes de ventas, gestión de clientes y arqueos de caja fiables. Muchos comerciantes descubren que, obligados por VeriFactu a actualizar, acaban vendiendo mejor porque por fin ven sus números claros. La norma te empuja a modernizarte; apróvechalo.
¿Y si tengo varias tiendas o varias cajas?
Si tienes más de un punto de venta —dos tiendas, o una tienda con varias cajas abiertas a la vez—, cada puesto que emita tickets tiene que usar software conforme. No significa que necesites duplicar todo tu sistema: lo habitual es centralizar la gestión y que cada caja trabaje con la misma solución, de modo que las ventas de todas queden encadenadas y controladas desde un solo sitio. Así cumples la norma y, de paso, ves el rendimiento de cada local o cada caja de un vistazo. Cuando pidas presupuesto, ten claro cuántos puestos de cobro funcionan a la vez: ese es el dato que dimensiona lo que necesitas, no el número de empleados ni los metros de tienda.
En resumen
VeriFactu para comercio se reduce a una idea: usa un TPV que cumpla la ley y olvídate del riesgo. El cambio para tu cliente es un QR en el ticket; para ti, la tranquilidad de no exponerte a una multa de cinco cifras y, de paso, un negocio mejor controlado.
Ponlo a prueba sin compromiso. Mira cómo GOTPV deja tu tienda en regla con el programa de gestión para comercio, o consulta precios y planes y elige el que encaja con tu negocio. Adaptarte hoy es más barato que correr mañana.
