¿Eres autónomo y no sabes si VeriFactu te obliga? La respuesta corta: si facturas con un programa de ordenador, una app o un TPV, sí, te afecta. Si emites facturas a mano con un talonario y no usas ningún sistema informático, la obligación de software conforme no te aplica de la misma forma. La mayoría de autónomos usa algún programa, así que lo normal es que te toque. Vamos a ver tu caso concreto.
¿A qué autónomos afecta VeriFactu?
VeriFactu regula los sistemas informáticos de facturación. La clave no es cuánto facturas, sino con qué lo haces:
- Usas un TPV, una app o un programa de facturación: te afecta. Ese software tiene que cumplir la norma.
- Facturas en Word, Excel o un PDF hecho a mano: cuidado, porque una hoja de cálculo editable es justo lo que la ley quiere eliminar. Tendrás que pasar a un programa conforme.
- Emites facturas en papel con talonário, sin ordenador: no estás usando un sistema informático, así que la obligación de software VeriFactu no te alcanza mientras sigas 100 % en papel.
Hay excepciones: quienes ya están en el SII (Suministro Inmediato de Información) quedan fuera de VeriFactu, y quienes tributan en el País Vasco siguen TicketBAI en lugar de VeriFactu. Si es tu caso, te interesa VeriFactu vs TicketBAI.
Qué te exige VeriFactu si te aplica
Tu programa, sea el que sea, tiene que:
- Encadenar tus facturas con una huella digital para que la numeración no se pueda alterar.
- Impedir borrar o editar una factura emitida. Las correcciones se hacen con rectificativas.
- Incluir un código QR en cada factura y, en modalidad VeriFactu, una leyenda de verificación en la sede de la AEAT.
- Conservar los registros y estar certificado por su fabricante mediante una declaración responsable.
La buena noticia para un autónomo: tú no tienes que programar nada de esto. Es tu software el que debe cumplirlo. Tu trabajo es usar uno que lo haga.
Plazos: qué sabemos y qué hacer con la fecha
El calendario ha sufrido cambios, así que te doy el criterio, que envejece mejor que una fecha suelta:
- Los fabricantes de software ya debían tener sus programas certificados. Tu proveedor de facturación ya tendría que estar preparado.
- Las sociedades entran antes que los autónomos.
- Los autónomos y profesionales del IRPF tienen una fecha posterior, pero llega. Comprueba la tuya en la sede de la Agencia Tributaria.
Consejo de autónomo a autónomo: adaptarte pronto te evita el atasco final. Cuando se acerque el límite, todos correrán a la vez y los proveedores irán desbordados. Hazlo con calma ahora.
¿Qué pasa si no me adapto?
Esta es la duda que más quita el sueño, así que sin rodeos: la Ley General Tributaria contempla multas de hasta 50.000 € por ejercicio para quien use o tenga un sistema de facturación que no cumpla los requisitos. Y ojo al matiz: te pueden sancionar por usar un programa no conforme aunque nunca hayas ocultado ingresos. Para un autónomo, esa cifra es demoledora. Adaptar tu software cuesta una fracción minúscula de ese riesgo.
Dudas rápidas de autónomos
¿Tengo que cambiar el datáfono?
No. El datáfono cobra, no factura, y no está sujeto a VeriFactu por sí mismo. Quien tiene que cumplir es tu programa de facturación. Lo aclaramos en VeriFactu y el datáfono.
¿Y si tengo una tienda o un bar?
Entonces, además de autónomo, tienes un punto de venta, y te interesa la guía de tu sector: VeriFactu para comercio o VeriFactu en hostelería.
¿Sirve cualquier programa «online»?
Solo si su fabricante ha declarado que cumple. No te fíes del «es que es en la nube»: pide la confirmación de que está adaptado a VeriFactu.
Cómo adaptarte en 4 pasos
- Mira cómo facturas hoy. Si es con Excel, Word o un programa antiguo, ese es el punto a cambiar.
- Elige un software conforme. Un programa que ya venga preparado te ahorra parches. Si además vendes en mostrador, un TPV de gestión te resuelve caja y facturación a la vez.
- Activa la adaptación. Con la adaptación a VeriFactu dejas tu sistema conforme sin liarte.
- Prueba con una factura real. Que salga el QR y la leyenda. Listo.
No confundas VeriFactu con la factura electrónica obligatoria
Muchos autónomos mezclan dos cosas que van por separado:
- VeriFactu es cómo tiene que ser tu software de facturación: inalterable, con QR y registros encadenados. Sale de la Ley Antifraude.
- La factura electrónica obligatoria entre empresas y autónomos es otra norma distinta, de la Ley Crea y Crece, que obligará a emitir y recibir facturas en formato electrónico en operaciones entre profesionales. Tiene su propio calendario.
Son compatibles y acabarán conviviendo, pero no son lo mismo. Un buen programa de facturación te prepara para las dos sin que tengas que estar pendiente de cada norma por tu cuenta.
Qué necesitas exactamente si eres autónomo
- Un programa de facturación certificado para VeriFactu, con la declaración responsable del fabricante.
- Que ese programa genere el QR y, en modalidad VeriFactu, la leyenda de verificación.
- Dejar de usar Excel o Word como sistema de facturación editable.
- Conservar tus registros durante los plazos legales, algo que el propio software gestiona por ti.
Preguntas frecuentes de autónomos
Facturo cuatro veces al mes, ¿también me obliga?
Sí. La norma no distingue por volumen, sino por si usas un sistema informático. Cuatro facturas con un programa entran igual que cuatrocientas.
¿Puedo seguir con mi gestor de siempre?
Tu gestor sigue llevando tus impuestos; lo que cambia es el programa con el que tú emites las facturas. Comentáselo: te dirá qué fecha te aplica.
¿Y si estoy en módulos?
El régimen de tributación no te exime: si emites facturas con software, este debe cumplir VeriFactu. Consulta tu caso en la Agencia Tributaria.
¿Es caro para un autónomo?
No tiene por qué. Hay soluciones pensadas para negocios pequeños con cuotas asumibles, y muchas incluyen la adaptación a VeriFactu de serie. Compara siempre lo que cuesta cumplir frente a lo que cuesta una sanción.
¿Qué pasa si cambio de programa a mitad de año?
No hay problema, siempre que el nuevo también cumpla y conserves lo emitido con el anterior. Un proveedor serio te ayuda a migrar sin perder el histórico.
De Excel a un programa conforme: un ejemplo
Imagina un autónomo que factura a sus clientes con una plantilla de Excel: cambia el número, exporta a PDF y envía. Con VeriFactu ese sistema deja de valer, porque una hoja de cálculo se puede editar sin dejar rastro, que es justo lo que la ley quiere evitar. La solución no es complicada: pasa a un programa de facturación que genere cada factura con su numeración encadenada, su QR y su registro inalterable. El día a día apenas cambia —sigues rellenando concepto, importe y cliente—, pero ahora cada factura queda blindada. La mayoría de autónomos que dan el paso descubren que, además, ganan tiempo: se acabaron las plantillas descuadradas y los números repetidos.
En resumen
VeriFactu para autónomos se resume en tres frases: si facturas con un programa, te obliga; el software es quien debe cumplir, no tú; y no adaptarte te expone a multas de hasta 50.000 €. Cambiar a un sistema conforme es barato, rápido y te deja tranquilo.
Empieza sin arriesgar nada. Deja tu facturación en regla con la adaptación a VeriFactu de GOTPV o pruébalo con la licencia de prueba gratis y comprueba lo sencillo que es cumplir la ley antifraude.
