El stock es el dinero de tu tienda puesto en las estanterías. Si no sabes qué tienes, compras de más lo que no se vende y te quedas sin lo que vuela justo el día que más gente entra. En un comercio pequeño no necesitas un sistema de multinacional: necesitas un método sencillo que puedas mantener sin dedicarle la vida. Aquí lo tienes, paso a paso.
Primero, deja de contar a mano
La libreta y el Excel funcionan hasta que dejan de funcionar, y suele ser justo cuando más ocupado estás. El problema del recuento manual no es solo el tiempo: es que el dato siempre va con retraso. Vendes una prenda a las 10:00 y tu hoja no se entera hasta que cierras y te sientas a cuadrar. Con un TPV que descuenta el stock en el momento de la venta, el número está bien las 24 horas sin que hagas nada. Ese es el salto de calidad más grande, y es la base de todo lo demás.
Paso 1: da de alta bien el catálogo (una vez, para siempre)
Un buen inventario empieza por un alta limpia. Para cada artículo define al menos:
- Referencia o código de barras único. Si el producto ya trae EAN, úsalo; si no, genera el tuyo e imprime etiqueta.
- Variantes cuando el artículo lo pida (talla, color, formato). Un modelo con sus variantes, no cincuenta productos sueltos.
- Precio de coste y precio de venta. El coste es imprescindible para saber tu margen real, no solo la facturación.
- Familia o categoría. Agrupar por familias te deja analizar por secciones y hacer promociones dirigidas.
- Stock mínimo por artículo: el punto en el que toca reponer.
Si vendes moda, la matriz de tallas y colores es clave; lo detallamos en cómo elegir el TPV para tu tienda de ropa. Si vendes a peso (ferretería, alimentación a granel), asegúrate de que el sistema integra licencia para balanzas y trabaja con productos por kilo.
Paso 2: el inventario inicial, sin morir en el intento
Empezar da respeto porque piensas en contar toda la tienda de golpe. No lo hagas así. Divide por zonas o familias y ve dando de alta con el stock real a medida que cuentas cada zona. Aprovecha para tirar o rebajar lo que lleva años parado: no tiene sentido meter en el sistema género que nunca vas a vender a precio completo. En un par de tardes bien organizadas tienes el catálogo montado, y a partir de ahí el sistema lo mantiene por ti.
Paso 3: registra las entradas igual que las salidas
El inventario solo cuadra si el sistema conoce las dos direcciones. Cada venta resta; cada compra a proveedor tiene que sumar. Cuando te llegue un pedido, haz la entrada de mercancía en el TPV (idealmente leyendo el albarán con la pistola). Es el paso que más gente se salta y el que más descuadres provoca. Si entra género y no lo registras, tu stock miente desde el minuto uno. Un buen programa te deja además cotejar lo que pediste con lo que llegó, para cazar faltas del proveedor.
Paso 4: fija stocks mínimos y deja que el sistema te avise
La gracia de tener los datos al día es no tener que mirarlos todo el rato. Configura un stock mínimo por artículo y que el programa te genere la lista de lo que hay que pedir. Así compras por dato, no por corazonada, y dejas de tener dinero parado en referencias que no rotan mientras se agota lo que sí vende. En los productos de temporada, ajusta ese mínimo según la época: no necesitas el mismo colchón de abanicos en enero que en julio.
Paso 5: recuentos parciales, no el maratón anual
El inventario de fin de año en el que cierras dos días y cuentas todo es agotador y poco fiable. Mejor haz recuentos rotativos: cada semana revisas una zona o una familia de productos y ajustas las diferencias. Un TPV con inventario integrado te deja hacer estos ajustes en minutos y guarda el histórico, para que puedas ver dónde se te escapa el género.
Mermas, roturas y hurto: que el sistema los registre
Parte de tu stock desaparece sin pasar por caja: se rompe, caduca, se estropea en el escaparate o, sí, alguien se lo lleva. Si no registras esas bajas, tu inventario nunca cuadrará y culparás al programa cuando el problema está en el mostrador. Acostúmbrate a dar de baja las mermas en el momento en que ocurren, con su motivo. Con unas semanas de datos verás patrones: qué familia se rompe más, si el hurto se concentra en ciertos productos pequeños, cuánto pierdes de verdad al mes. Eso es información para tomar decisiones (recolocar género, poder antihurto, ajustar compras), no para resignarte.
Los números que sí debes mirar cada mes
| Indicador | Qué te dice |
|---|---|
| Rotación | Cuántas veces vendes y repones un artículo. Baja rotación = dinero dormido. |
| Productos sin venta | Lo que lleva semanas parado: candidato a promoción o rebaja. |
| Margen por producto | Facturar mucho con margen mínimo no es negocio. Mira el margen, no solo la venta. |
| Roturas de stock | Cuántas veces te quedaste sin algo que te pedían: ventas perdidas. |
| Valor del inventario | Cuánto dinero tienes inmovilizado en la tienda ahora mismo. |
Estos datos, revisados una vez al mes, valen más que cualquier intuición. Un programa de gestión decente te los da hechos; si tienes que calcularlos tú en una hoja, algo falla.
Del stock a la compra: el punto de pedido
Controlar bien el inventario no sirve solo para saber qué tienes: sirve para comprar mejor. Cuando el sistema conoce tu ritmo de ventas y tu stock mínimo, puede decirte no solo qué reponer, sino cuándo pedirlo para que no te pille el hueco mientras llega el pedido del proveedor. A eso se le llama punto de pedido: el nivel de stock en el que lanzas la compra teniendo en cuenta lo que tarda tu proveedor en servirte. Un producto que vuela y cuyo proveedor tarda dos semanas necesita un colchón mayor que uno que repones al día siguiente. Cruzar ventas, plazos de proveedor y mínimos es lo que convierte tu inventario en una máquina de comprar justo lo necesario, ni de más ni de menos.
Stock y VeriFactu: ordena la casa antes
La entrada en vigor de VeriFactu, la normativa antifraude de la Agencia Tributaria, obliga a que tu facturación sea trazable e inalterable, y eso empuja a tener el catálogo y los precios bien puestos en el TPV. Si tu inventario ya está ordenado, adaptarte es mucho más fácil. Tienes el panorama completo en VeriFactu en tu comercio. Aprovecha la adaptación para poner el stock a punto de una vez.
El error de elegir por el precio más bajo
Un control de stock que se te queda corto a los seis meses te cuesta más que el que pagaste. Antes de mirar solo la cifra, comprueba que el sistema aguanta tu volumen, tus variantes y tu forma de trabajar. Comparamos qué incluye cada opción en cuánto cuesta un TPV para comercio en 2026.
En resumen
Controlar el stock en una tienda pequeña no es cuestión de dedicarle horas, sino de tener el método: catálogo limpio, inventario inicial por zonas, entradas y salidas registradas por el TPV, stocks mínimos con aviso, recuentos rotativos y mermas anotadas. Con eso, tu inventario deja de ser una fuente de sustos y se convierte en una brújula para comprar mejor.
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